制定日:2024年6月14日

個人情報の取扱いについて

「令和６年度被害者保護増進等事業費補助金事務局」は、国土交通省より採択され、同省の監督のもとTOPPAN株式会社（以下当社とします）が業務を運営しています。令和６年度被害者保護増進等事業費補助金事務局は、令和６年度被害者保護増進等事業費補助金事務局ホームページ＜https://hogo-zoushin.jp＞（以下、「当ホームページ」という）及び「当ホームページ」よりリンクされ、令和6年度被害者保護増進等事業費補助金（以下本事業とします）の申請を受け付けるウェブサイト（以下、「関連ホームページ」という）において提供するサービス（公式ホームページによる情報提供、各種お問合せの受付等、関連ホームページにおける申請受付等）の円滑な実施に必要な範囲で、「当ホームページ」及び「関連ホームページ」を利⽤されるみなさまの情報を収集しています。収集した個人情報の取扱いに際し、関係する法令その他各種規範を遵守し、下記に基づき利用目的の範囲内で適切に取り扱いいたします。

１．個人情報の安全な管理について

当社は、取得した個人情報を厳重に管理・保護いたします。不正なアクセスまたは紛失、破壊、改ざん、漏えい等から個人情報を保護するために、社内規程類に基づき、以下の安全管理のための措置を講ずるとともに、万一問題が発生した場合には適切かつ速やかに対処いたします。
（基本方針の策定）
当社では個人情報の保護が、個人の権利を全うするため、さらにはお客様の信頼に応えるための、経営上の重要課題であることを、「TOPPAN株式会社 個人情報保護方針」として定め、全部門に徹底します。
（個人データの取扱いに係わる規律の整備）
当社が取得する個人情報を、確実に受領・取得、処理・加工、返却・納品・廃棄するための役員および従業員等の遵守事項を確実にすることを目的として、個人データの取扱に関するルールを定めています。
（組織的安全管理措置）
当社では個人情報保護管理者を定めるとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱ルールに違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検および内部監査の実施や、外部の監査を受けています。
（人的安全管理措置）
当社では個人データの取扱いに関する留意事項について、役員および従業員等に定期的な教育を実施するとともに、個人データについての秘密保持に関する誓約を取得し、これらに違反した場合の罰則規定を就業規則に定めています。
（物理的安全管理措置）
当社では個人データを取り扱う区域を定め、役員および従業員等の入退室管理および持ち込む機器の制限を実施するとともに、権限を有しない者が個人データを閲覧することができない措置を実施しています。また、個人データを扱う機器の持ち出しや紛失、盗難を防止するための措置、電子媒体の持ち込み制限を実施するとともに、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
（技術的安全管理措置）
当社では個人データを扱う情報システムは外部からの不正アクセスの防止や、不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、アクセス制御により、個人データの取扱い担当者および個人情報データベース等の範囲を定めています。

２．取得する個人情報の利用目的について

【関連ホームページの利用者登録時ユーザ登録時にご登録いただく情報】

1. 「申請者名」
2. 「メールアドレス」「パスワード」
   ・ログイン機能を提供するため

【補助金の申請・交付・後年度手続き等を行う際にご登録いただく情報】

1. 本事業の交付規程、公募要領、手引き等に記載された必要な情報
   • 本事業の審査・交付事務処理を行うため（申請内容確認のため、事務局から電話、関連ホームページにて連絡することも含みます）
   • 本事業に係る補助金の交付決定、額の確定等の連絡を通知、公表するため
   • 本事業の中間検査、確定検査等を実施するため
   • 監督官庁から指定された期間（補助事業の完了（廃止の承認を受けた場合を含む）の日の属する年度の終了後５年間）における報告、及びその他各種法令に対応するため
   • 本事業の実施及び補助金の交付等の事項に関する相談や問い合わせに回答するため
   • 本事業に関する統計情報を収集・作成するため
   • 本事業に係る事務局運営の改善、広告宣伝及び事業開発、事務局運営の効率化を目的とした検証及び研究を行うため（翌年度の事業においても当社が受託した場合、翌年度事業にも本プライバシーポリシーが適用されます）
2. アンケートで取得する上記ご登録情報を含めた質問への回答情報
   • 本補助事業事務局運営の品質向上や補助金施策の精度向上に向けた申請者の実態把握のためのアンケート調査を行うため

３．任意性

個人情報の提供は任意ですが、ご提供いただけない個人情報がある場合は、利用目的に掲げる対応が出来ない若しくは審査・検査結果に影響が生じる可能性があります。

４．個人情報等の所管官庁への提供について

当社は、収集した個人情報等を以下の目的で提供することがあります。

1. 提供目的及び提供する個人情報の項目：補助事業遂行の進捗報告等を目的とする所管官庁への報告を行うため、上記２.で取得した個人情報等
2. 提供手段または方法：安全性が確保されていることを確認したデータ伝送方法を用いて送付
3. 提供を受ける者の組織の種類、属性：本補助事業の所管官庁

５．個人情報の第三者への提供について

当社が保有する個人データは、原則として以下に掲げる場合を除き、第三者に提供することはありません。それ以外で第三者に提供する必要が生じた場合には、電子メール等での送信により、その旨を通知し、同意をいただきます。

1. お客様から予め同意をいただいている場合
2. ご本人様または他の第三者の生命、身体又は財産の保護のため、公衆衛生の向上又は児童健全な育成の推進のため必要であって、お客様の同意を取るのが困難である場合
3. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4. 法的な命令等により個人情報の開示が求められた場合

６．個人情報の取扱いの委託について

本事業の実施及び交付事務の円滑な遂行のために、２．の利用目的の達成に必要な限度において、個人情報の取扱いを外部業者に委託することがあります。その場合には、当該外部業者と個人情報の取扱いに関する契約を締結し、個人情報の漏えい等が起きないよう委託先の監督をいたします。

７．外国の第三者への提供について

上記５．６．の場合において、個人情報の提供先または委託先が外国の第三者のときは、適切な安全管理措置を行っていることを確認したうえで提供、またはその第三者の国の名称、その国における個人情報保護制度に関する情報、およびその第三者が講ずる安全管理措置に関する情報を通知し、同意をいただいたうえで提供いたします。

８．本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について

• 「当ホームページ」＜https://hogo-zoushin.jp＞及び「関連ホームページ」では、当社サービスの向上のために、Google社のアクセス解析ツール「Googleアナリティクス」を使って、当ホームページの訪問履歴を分析しています。
• 「Googleアナリティクス」で分析する訪問履歴情報には、訪問時に付番される番号、訪問日時、訪問ページ、問い合せ時に付番される番号を含んでいますが、氏名、IP アドレスなど、お客様個人を特定できる情報はありません。
• 閲覧情報の収集のためにCookieを利用していますが、Cookieを無効にすることで収集を拒否することができます。

９．個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等への対応について

当社は、お客様から取得した個人情報（開示対象個人情報）に関して、ご本人よりご自身の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（「開示等」といいます。）についてお問い合わせをいただいた場合には、ご本人のご意思を尊重し、適切かつ、遅滞なく対処いたします。（ただし、本事業の運営上個人情報が不可欠であるため、個人情報の修正・更新または削除の結果、やむを得ず本事業の一部または全てにつきご利用が出来なくなることがありますので、ご了承ください。）開示等の請求は、以下で受け付けております。
開示等のお問い合わせ先：本事業事務局　TEL：０３－４３３０－３７９１
開示等のご請求時にご提出いただきたい書面

• ご本人確認のための下記いずれかの書類
  １．運転免許証のコピー
  ２．パスポートのコピー
  ３．健康保険証のコピー
• お問合せ内容
• ご連絡先（ご住所、お名前、お電話番号、メールアドレス等）

代理人による開示等のご請求の場合

1. 法定代理人の場合
   
   • 法定代理権があることを証明する下記いずれかの書面
   1. ご本人の戸籍事項証明書のコピー
   2. 扶養家族が記入された健康保険証のコピー
   3. 成年後見人であることを証明する登記事項証明書（成年被後見人の場合は本書面）
   • 法定代理人ご本人であることを確認するための下記いずれかの書面
   1. 代理人の運転免許証のコピー
   2. 代理人のパスポートのコピー
   3. 代理人の健康保険証のコピー
2. 委任による代理人の場合
   • 委任状
   • ご本人の印鑑証明書
   • 委任による代理人ご本人であることを確認するための以下のいずれかの書面
   1. 代理人の運転免許証のコピー
   2. 代理人のパスポートのコピー
   3. 代理人の健康保険証のコピー

１０．本「個人情報の取扱いについて」の更新・変更

当社は本「個人情報の取扱いについて」を変更することがあります。
変更がある場合は当ホームページ内に掲載します。

１１．個人情報の取扱いに関する問い合わせ

受付時間１０：００～１７：００（土・日・祝・当社休業日を除く）
個人情報に関するお問い合わせは、「個人情報の取扱いについて」をお読みいただき、同意の上、下記連絡先にご連絡ください。

なお、当社は下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。

１２．個人情報取扱事業者としての表示について

当社の名称、住所および代表者の氏名に関しては、当社コーポレートサイトの「会社概要」ページ（https://www.toppan.com/ja/about-us/overview.html）から確認できます。

１３．リンクについて

「当ホームページ」は原則リンクフリーです。ただし、各情報においてリンクの制限等の注記がある場合はこの限りはありません。なお、リンクの設定をされる際は、「令和６年度被害者保護増進等事業費補助金事務局ホームページ」へリンクである旨明示お願いします。